Bài viết hướng dẫn ba bước để lập tờ khai quyết toán thuế TNCN. Hy vọng rằng bài viết sau sẽ đem đến những nội dung hữu ích đối với quý độc giả.
1. Lưu ý về mức giảm trừ gia cảnh khi quyết toán thuế TNCN
Để được tính giảm trừ cho người phụ thuộc thì người nộp thuế phải thực hiện đăng ký giảm trừ cho người phụ thuộc theo quy định.
Đối với trường hợp người nộp thuế chưa tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc trong năm tính thuế thì được tính giảm trừ cho người phụ thuộc kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng khi người nộp thuế thực hiện quyết toán thuế và có đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc.
Thời hạn đăng ký giảm trừ gia cảnh chậm nhất là ngày 31/12 của năm tính thuế đối với trường hợp người phụ thuộc khác theo hướng dẫn tại tiết d.4 điểm d khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Báo giá hóa đơn điện tử.
Đối với trường hợp người nộp thuế thuộc diện ủy quyền quyết toán chưa tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc trong năm tính thuế thì cũng được tính giảm trừ cho người phụ thuộc kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng khi người nộp thuế thực hiện quyết toán ủy quyền và có đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc thông qua tổ chức trả thu nhập.
Người lao động làm việc tại đơn vị phụ thuộc, địa điểm kinh doanh, được trả thu nhập từ tiền lương, tiền công từ trụ sở chính khác tỉnh thì có thể đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc tại cơ quan thuế quản lý trụ sở chính hoặc đơn vị phụ thuộc, địa điểm kinh doanh.
Trường hợp cá nhân thay đổi nơi làm việc thì vẫn phải thực hiện việc đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc.
– Để lập hồ sơ chứng minh người phụ thuộc, đối với con dưới 18 tuổi, hồ sơ chứng minh gồm:
- Bản chụp Giấy khai sinh;
- Bản chụp Chứng minh nhân dân (nếu có).
- Con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, không có khả năng lao động
- Hồ sơ chứng minh gồm:
- Bản chụp Giấy khai sinh và bản chụp Chứng minh nhân dân (nếu có).
- Bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật.
– Đối với các con đang theo học tại các bậc học (Tiểu học, Trung học cơ sở, Trung học phổ thông):
+ Con đang theo học tại các bậc học theo hướng dẫn tại tiết d.1.3, điểm d, khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC, hồ sơ chứng minh gồm:
- Bản chụp Giấy khai sinh.
- Bản chụp Thẻ sinh viên hoặc bản khai có xác nhận của nhà trường hoặc giấy tờ khác chứng minh đang theo học tại các trường học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, trung học phổ thông hoặc học nghề.
>> Tham khảo: Các bước lập tờ khai quyết toán thuế trên phần mềm HTKK.
+ Trường hợp là con nuôi, con ngoài giá thú, con riêng, hồ sơ chứng minh gồm:
- Các giấy tờ theo từng trường hợp nêu trên;
- Giấy tờ khác để chứng minh mối quan hệ như: bản chụp quyết định công nhận việc nuôi con nuôi, quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con của cơ quan nhà nước có thẩm quyền…
+ Đối với các cá nhân khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế đang phải trực tiếp nuôi dưỡng, hồ sơ chứng minh gồm:
- Bản chụp Chứng minh nhân dân hoặc Giấy khai sinh.
- Các giấy tờ hợp pháp để xác định trách nhiệm nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật.
- Trường hợp người phụ thuộc trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên, hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ chứng minh không có khả năng lao động như bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật đối với người khuyết tật không có khả năng lao động, bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,..).
+ Các giấy tờ hợp pháp để xác định trách nhiệm nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật, bao gồm:
- Bản chụp giấy tờ xác định nghĩa vụ nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật (nếu có).
- Bản chụp sổ hộ khẩu (nếu có cùng sổ hộ khẩu).
- Bản chụp đăng ký tạm trú của người phụ thuộc (nếu không cùng sổ hộ khẩu).
- Bản tự khai của người nộp thuế theo mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người nộp thuế cư trú về việc người phụ thuộc đang sống cùng.
- Bản tự khai của người nộp thuế theo mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người phụ thuộc đang cư trú về việc người phụ thuộc hiện đang cư trú tại địa phương và không có ai nuôi dưỡng (trường hợp không sống cùng).
+ Đối với vợ hoặc chồng, hồ sơ chứng minh gồm:
- Bản chụp Chứng minh nhân dân.
- Bản chụp sổ hộ khẩu (chứng minh được mối quan hệ vợ chồng) hoặc Bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn.
- Trường hợp vợ hoặc chồng trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ khác chứng minh người phụ thuộc không có khả năng lao động như bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật đối với người khuyết tật không có khả năng lao động, bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,..).
>> Tham khảo: Hướng dẫn cách làm quyết toán thuế TNCN trên HTKK theo Mẫu số 05/QTT-TNCN.
+ Đối với cha đẻ, mẹ đẻ, cha vợ, mẹ vợ (hoặc cha chồng, mẹ chồng), cha dượng, mẹ kế, cha nuôi hợp pháp, mẹ nuôi hợp pháp, hồ sơ chứng minh gồm:
- Bản chụp Chứng minh nhân dân.
- Giấy tờ hợp pháp để xác định mối quan hệ của người phụ thuộc với người nộp thuế như bản chụp sổ hộ khẩu (nếu có cùng sổ hộ khẩu), giấy khai sinh, quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
- Trường hợp trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên, hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ chứng minh là người khuyết tật, không có khả năng lao động như bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật đối với người khuyết tật không có khả năng lao động, bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,..).
2. Quy trình lập tờ khai quyết toán thuế
Người nộp thuế: cá nhân cư trú và cá nhân không cư trú tại Việt Nam. Thông thường, khi lập tờ khai quyết toán thuế TNCN, các đơn vị kinh doanh có thể tiến hành ngay trên phần mềm HTKK theo hướng dẫn sau:
Bước 1: Mở và đăng nhập phần mềm HTKK.
Trường hợp DN lần đầu sử dụng phải tiến hành đăng ký tài khoản trước rồi mới đăng nhập sử dụng.
HTKK là một thuật ngữ trong ngành kế toán có nghĩa là “Hỗ trợ kê khai”. HTKK là phần mềm kế toán, giúp hỗ trợ việc kê khai thuế qua mạng cho người nộp thuế được phát hành bởi Tổng cục thuế và được cung cấp một cách miễn phí cho doanh nghiệp sử dụng.
Ngoài ra, phần mềm này còn có thể được sử dụng để tạo ra các tờ khai khai thuế đã có mã vạch để nộp trực tiếp cho cơ quan chức năng. Lợi ích của phần mềm HTKK có thể kể đến:
- Giúp tổ chức, doanh nghiệp dễ dàng kê khai, nộp tờ khai và nộp thuế cho cơ quan thuế một cách nhanh chóng và thuận tiện. Trước đây, doanh nghiệp phải đến cơ quan thuế trực tiếp để nộp thủ tục, chứng từ. Nhưng khi có phần mềm hỗ trợ, kế toán chỉ việc ngồi tại văn phòng khai và nộp thuế bằng các thao tác đơn giản trên hệ thống HTKK
- Giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong việc đi lại làm thủ tục, hồ sơ
- Giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn giấy tờ, chi phí đi lại.
- Nâng cao khả năng sử dụng, ứng dụng công nghệ thông tin khi làm việc. Góp phần giúp cơ quan nhà nước trong việc quản lý và giảm tải khối lượng công việc.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.
Bước 2: Chọn chức năng Quyết toán thuế nhà thầu
Rồi chọn tiếp “05/QTT-TNCN Tờ khai quyết toán của tổ chức, CN (TT92/2015)” – Loại tờ khai dành cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công cho cá nhân. Sau đó, khi màn hình hiển thị cửa sổ “Kỳ tính thuế” thì bạn sẽ chọn đúng kỳ tính thuế TNCN mình cần khai quyết toán.
Lưu ý rằng, Trường hợp DN quyết toán thuế TNCN không tròn năm thì ở Bước 2, người khai quyết toán thuế phải chọn ô “Quyết toán thuế không tròn năm” rồi mới chọn “Kỳ tính thuế” sẽ tiến hành kê khai (chỉ chọn từ tháng có thu nhập chịu thuế).
Ngoài ra, khi khai quyết toán thuế TNCN trên tờ khai 05/QTT-TNCN, người khai chỉ cần nhập “chỉ tiêu 21” vì người khai đã nhập đầy đủ thông tin vào các Phụ lục 05-1BK-QTT-TNCN, Phụ lục 05-2BK-QTT-TNCN và Phụ lục 05-3BK-QTT-TNCN rồi.
Bước 3: Lập phụ lục
Thông thường, khi khai quyết toán thuế TNCN dù có hay không tròn năm thì người khai cũng sẽ phải chuẩn bị các phụ lục đi kèm như: Phụ lục 05-1BK-QTT-TNCN, Phụ lục 05-2BK-QTT-TNCN và Phụ lục 05-3BK-QTT-TNCN.
Cách lập Phụ lục 05-1BK- QTT-TNCN
Đây là phụ lục áp dụng đối với các cá nhân cư trú ký hợp đồng lớn hơn hoặc bằng 3 tháng.
Theo đó khi kê khai, người khai sẽ phải khai đầy đủ các thông tin ở các chỉ tiêu sau:
[07] Họ và tên;
[08] Mã số thuế;
[09] Số CMND/Hộ chiếu;
[10] Cá nhân ủy quyền quyết toán thay;
[11] Tổng số;
[12] Làm việc trong KKT;
[13] Theo hiệp định;
[14] Số lượng NPT tính giảm trừ;
[15] Tổng số tiền giảm trừ gia cảnh;
[16] Từ thiện, nhân đạo, khuyến học;
[17] Bảo hiểm được trừ;
[18] Quỹ hưu trí tự nguyện được trừ;
[19] Thu nhập tính thuế;
[20] Số thuế TNCN đã khấu trừ;
[21] Số thuế TNCN được giảm do làm việc trong KKT;
>> Tham khảo: Hướng dẫn lập công văn xin mở hóa đơn bị cưỡng chế.
[22] Tổng số thuế phải nộp;
[23] Số thuế đã nộp thừa.[24] Số thuế còn phải nộp.
Lưu ý rằng, khi kê khai, chỉ tiêu 19 sẽ được hệ thống tự động cập nhật.
Đây là phụ lục áp dụng với các cá nhân lao động thời vụ dưới 3 tháng hoặc các cá nhân không cư trú.
Theo đó khi kê khai, người khai phải khai đầy đủ các chỉ tiêu sau:
[07] Họ và tên;
[08] Mã số thuế;
[09] Số CMND/Hộ chiếu;
[10] Cá nhân không cư trú;
[11] Tổng số;
[12] TNCT từ phí mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm không bắt buộc khác của doanh nghiệp bảo hiểm không thành lập tại Việt Nam cho người lao động;
[13] Làm việc trong KKT;
[14] Theo hiệp định;
[15] Tổng số thuế TNCN đã khấu trừ;
[16] Số thuế từ phí mua bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm không bắt buộc khác của doanh nghiệp bảo hiểm không thành lập tại Việt Nam cho người lao động;
[17] Số thuế TNCN được giảm do làm việc trong KKT.
Lưu ý rằng, với chỉ tiêu số 11 của phụ lục này thì các khoản phụ cấp, hỗ trợ cho cá nhân lao động thời vụ không được giảm trừ, miễn thuế. Điều này đồng nghĩa rằng Tổng thu nhập bao nhiêu người khai sẽ nhập vào chỉ tiêu 11 bấy nhiêu.
Cách lập Phụ lục 05-1BK-QTT-TNCN
Đây là phụ lục thường áp dụng với người phụ thuộc đã đăng ký và có đầy đủ hồ sơ chứng minh để được giảm trừ gia cảnh. Áp dụng với cả trường hợp người phụ thuộc chưa được cơ quan thuế cấp mã số thuế.
Ngoài ra, phụ lục này cũng áp dụng với tổ chức trả thu nhập kê khai đầy đủ số lượng người phụ thuộc đã giảm trừ trong năm kê khai vào Phụ lục bảng kê 05-3BK- QTT-TNCN.
Theo đó, trường hợp người phụ thuộc đã được cấp MST sẽ chỉ cần kê khai các chỉ tiêu gồm:
[06] “STT”;
[07] “Họ và tên người nộp thuế”;
[08] “MST của người nộp thuế”;
[09] “Họ và tên người phụ thuộc”;
[11] “MST của người phụ thuộc”;
[14] “Quan hệ với người nộp thuế”;
[21] “Thời gian tính giảm trừ từ tháng”;
[22] “Thời gian tính giảm trừ đến tháng”.
Còn đối với trường hợp người phụ thuộc chưa được cấp MST thì sẽ phải kê khai đầy đủ các thông tin trong Phụ lục.
Kết luận
Ngoài ra, mọi thắc mắc liên quan tới vấn đề mua hóa đơn bán hàng của cơ quan thuế hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử Einvoice, quý độc giả vui lòng liên hệ theo địa chỉ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: https://einvoice.vn/